En dan is het de beurt aan de finance-afdeling om de resultaten te presenteren. De eerste slide met getallen verschijnt op het doek. De presentator cirkelt zijn laserpointer over een aantal cellen in de grote tabel. De gesproken toelichting wordt de ruimte ingezonden, maar bereikt niemand. Het publiek is afgeleid, verdronken in een zee van cijfers, of in slaap gevallen. Het kan ook anders!

Vertel het verhaal

Er is genoeg informatie te vinden over effectief presenteren. Een belangrijke regel die vaak genoemd wordt, is om visuele hulpmiddelen zo min mogelijk te gebruiken. Het verhaal zou verteld moeten kunnen worden zonder de slides. Maar soms is er geen ontkomen aan. Wanneer aan financiële afdelingen wordt gevraagd om bijvoorbeeld resultaten te presenteren, zit niemand te wachten op het opnoemen van getallen. Echter, het is niet zo dat een financiële presentatie buiten het kader van een normale presentatie valt. Alle zaken die gelden voor een pakkende presentatie zijn ook hier van toepassing, het vereist alleen iets meer effort.

Lees ook; 7 kenmerken van goede interim financials

1. Pak het publiek in met een krachtige opening

Zorg voor een bindende opening. Maak het persoonlijk als dat gepast is. Cijfers kunnen als kil en onpersoonlijk ervaren worden, dus het is van belang dat de spreker niet zo overkomt. Zoek iets wat past bij u als presentator. Als een luchtige introductiegrap gedwongen overkomt, prikt uw publiek daar doorheen.

2. Houd de aandacht vast met de juiste context

Waarom is het belangrijk of interessant wat u gaat vertellen? Wat heeft ertoe geleid dat deze presentatie gemaakt is? Begin niet aan uw verhaal zonder geschetst raamwerk, anders is uw publiek de eerste paar slides op zoek naar de context en heeft u niet de volle aandacht.

3. Geef relevante informatie

Welke inhoud uw presentatie ook heeft, als het geen meerwaarde heeft voor uw publiek is er geen reden voor het presenteren ervan. Dus stel uzelf de vraag; waarom is uw verhaal relevant voor uw publiek? Kunnen zij bijvoorbeeld invloed uitoefenen op de gepresenteerde cijfers, of vindt u het belangrijk dat er een gevoel van betrokkenheid is bij de gezamenlijke prestaties? Probeer ook gedurende uw verhaal steeds de relevantie voor uw publiek te benoemen.

4. Kom tot de kern met overzichtelijke afbeeldingen

Breng de informatie terug naar de kern, overweldig uw publiek niet met grote onoverzichtelijke tabellen met getallen.

Gebruik liever aantrekkelijk vormgegeven, intuïtieve objecten (grafieken, diagrammen).

Als u voor uw gevoel baat zou hebben bij het gebruik van een laserpointer, is het een goed idee om de vorm te heroverwegen. De basisregel dat de slide een hulpmiddel is, geldt hier ook. U wilt een boodschap overbrengen en als u die wilt onderbouwen met getallen gebruikt u de slide; niet andersom!

5. Geef toelichting

Wees u bewust van het kennisniveau van het publiek en hoe vaak zij met de materie in aanraking komen. Ga niet voorbij aan de basis als het handig is deze uit te leggen. Begin elke slide met toe te lichten wat men ziet, hoe de opbouw is (bijvoorbeeld de assen van een grafiek, of de indeling van een tabel) en waarom deze vorm van presentatie gebruikt wordt.

6. Geef uw presentatie een kop en een staart

Elk goed verhaal heeft een kop en een staart. Zo ook uw financiële presentatie. Er was immers een reden om deze informatie met uw publiek te delen, dus zoek naar een gepaste afsluiting die deze reden nogmaals benadrukt. Wissel niet tussen financiële onderwerpen zonder brug; niet voor iedereen is de samenhang tussen resultaat en cashflow zo helder als voor u!

Kortom: of het nu is om mensen te informeren, ze iets te leren, aan het denken te zetten, gedrag te veranderen of betrokkenheid te vergroten; u zal zien dat aandacht voor de vormgeving, opbouw en uw publiek een grote bijdrage levert aan de effectiviteit van uw presentatie.