Iedere organisatie voert projecten uit. Dat brengt kansen maar ook risico’s met zich mee. Projecten worden gestart om waarde voor de organisatie te creëren door bijvoorbeeld mogelijkheden te scheppen om in de toekomst kosten te verlagen of opbrengsten te verhogen. Dat de (project)controller zich nadrukkelijk bemoeit met projecten is geen overbodige luxe. Het komt regelmatig voor dat projecten geheel of gedeeltelijk mislukken. Deze projecten zijn dan bijvoorbeeld veel duurder uitgevallen dan begroot, zijn veel later opgeleverd of behaalden een beduidend lagere kwaliteit dan vooraf werd verwacht.

Wat zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden van de projectcontroller en op welke manier kan hij hieraan invulling geven?

Projectcontrol bestaat onder andere uit het vergelijken van een plan met de daadwerkelijke resultaten van het project om afwijkingen te identificeren zodat de projectmanager, mocht het nodig zijn, tijdig kan bijsturen. De belangrijkste verantwoordelijkheden van de projectcontroller bestaan uit:

  1. kritisch beoordelen van de businesscase;
  2. bewaken van de doelstellingen;
  3. optreden als onafhankelijk geweten van de organisatie;
  4. rapporteren van financiële uitnutting en voortgang ten opzichte van de planning.

Kritisch beoordelen van de businesscase

Voorafgaand aan het project dient een businesscase opgesteld te worden. De projectcontroller speelt hierbij een belangrijke rol. Niet alleen qua doorrekening van het benodigde budget maar ook qua smart (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) maken van de doelstellingen. Als het goed is, heeft de controller een goed beeld van de organisatiedoelstellingen en is hij daarmee in staat om te beoordelen of de projectdoelstellingen hiermee in lijn liggen.

Een tweede belangrijk onderdeel van de businesscase bestaat uit een overzicht van de financiële impact van het project: wat kost het en wat levert het op? De controller dient hierbij ook te begrijpen hoe de kosten en investeringen op de juiste manier verantwoord moeten worden, rekening houdend met de wet- en regelgeving.

Laatste belangrijke onderdeel van de businesscase bestaat uit de risico’s: welke risico’s zijn er en hoe gaan we hiermee om? Als er bijvoorbeeld meerdere projecten zijn waarbij dezelfde medewerkers een inspanning moeten leveren, is dit dan haalbaar?

Bewaken van de doelstellingen

Hierbij gaat het om het bewaken van zowel de organisatie- als de projectdoelstellingen. De projectdoelstellingen staan duidelijk beschreven in de businesscase. Grip maakt regelmatig gebruik van de OGSM (Objectives, Goals, Strategies en Measures – zie afbeelding) om organisatiedoelstellingen te vertalen naar, in dit geval, projectdoelstellingen. Door deze tool te gebruiken, wordt er niet alleen rekening gehouden met de kortetermijndoelstellingen maar ook met de doelen op lange termijn. Doelen worden concreet gemaakt door er strategieën (hoe gaan we onze doelen bereiken?) en actieplannen aan te verbinden.

objective

Optreden als onafhankelijk geweten van de organisatie

Bij het opstellen van de businesscase is de controller, vanuit zijn onafhankelijke rol, de challenging partner. Is de businesscase eigenlijk wel haalbaar? Hij kijkt hierbij naar de beschikbaarheid van geld, middelen en capaciteit en naar de gesignaleerde risico’s en de beheersing ervan. Voorafgaand aan het project, gedurende het project en bij afsluiting moet de controller in staat zijn om kritische vragen te stellen om iedereen scherp te houden. Dit in het kader van zijn verantwoordelijkheid om de doelstellingen te bewaken. De controller kan ook een rol spelen bij continu verbeteren door te stimuleren dat projectleden en management periodiek stilstaan bij wat goed ging en wat beter kan. Overigens geldt dat bij Agile-projectmanagement deze periodieke recap al standaard in de sprintplanning* is opgenomen.

* Sprint = een periode van twee weken tot een maand waarin producten worden ontwikkeld, getest en opgeleverd.

Rapporteren van financiële uitnutting en voortgang ten opzichte van de planning

Een goed opgezette projectadministratie is van belang om juistheid, volledigheid en tijdigheid van de rapportages te garanderen. De controller moet borgen dat de gegevens op de juiste wijze in de projectadministratie worden vastgelegd. Dit gaat niet alleen om de operationele kosten en de investeringen maar ook om bijvoorbeeld uitnutting van ingezette uren gedurende het project (vaak bijgehouden in een aparte urenadministratie). Je wilt de totale besteding in beeld hebben.

Bij project control geeft de periodieke rapportage niet alleen inzicht in de financiële voortgang van het project maar ook in de status van het project ten opzichte van de planning. Twee tools die hiervoor gebruikt kunnen worden, zijn de Earned Value Analyse en de Burndown Chart.

Earned Value Analyse

De Earned Value Analyse geeft grafisch weer:

  • wat het budget is (Planned Value);
  • hoeveel de werkelijke kosten zijn voor het uitgevoerde werk (Actual Cost);
  • wat er oorspronkelijk is gebudgetteerd voor het uitgevoerde werk (Earned Value).

In de grafiek wordt zichtbaar of de werkelijke kosten binnen budget blijven en of het uitgevoerde werk volgens planning verloopt. In onderstaande grafiek kun je zien dat de werkelijke kosten (AC) elke periode netjes binnen budget (PV) zijn gebleven. Het uitgevoerde werk (EV) ligt van periode 3 tot en met periode 6 achter op de planning. Vanaf periode 5 is er bijgestuurd en een inhaalslag gemaakt waardoor in periode 7 het uitgevoerde werk voorloopt op de planning.

earned value

Burndown Chart

Bij Agile projectmanagement wordt standaard de Burndown chart gebruikt om de projectvoortgang weer te geven. Aan de uit te voeren taken worden punten toegekend. Per sprint kan een bepaald aantal punten worden uitgevoerd en aan het einde van de sprint wordt grafisch weergegeven hoeveel punten er werkelijk zijn “verbrand”. Doordat aan het einde van elke sprint een review plaatsvindt waarin continu verbeteren centraal staat, kan het projectteam steeds beter inschatten hoeveel tijd er nodig is om het werk uit te voeren om een kwalitatief goede output te leveren. Door dit leereffect zal het projectteam steeds efficiënter gaan werken waardoor gedurende het project de “kosten per punt” dalen naar een optimaal niveau.

burndown chart

Interesse om project control te bespreken?

Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor een gesprek. Wij zijn bereikbaar via e-mail of op telefoonnummer 088-5555100.