De grenzen van Excel bereikt? Wat nu?

We kennen ze allemaal; de Excel rapportages waar iedere periode weer een hoop tijd in gaat zitten om de data te refreshen, waarna de output in PowerPoint slides of PDF pagina’s wordt geplakt. Met het toenemen van het aantal records wordt Excel trager, of stopt het er helemaal mee. De rapportages zijn altijd statisch en bieden de gebruiker geen mogelijkheden om naar eigen inzicht de onderliggende data te analyseren.

Nieuwe technieken voor data analyse

De techniek staat echter niet stil. Tegenwoordig zijn er diverse tools beschikbaar die de periodieke rapportage processen (veel) efficiënter maken. Deze tools kunnen miljoenen records uit verschillende databronnen moeiteloos combineren en stellen de gebruiker in staat om zelf data nader te analyseren door interactieve grafieken, tabellen en dashboards.

Waar kort geleden Business Intelligence (BI) nog een IT-feestje was, heeft de eindgebruiker nu zelf de vrijheid – zonder tussenkomst van IT-professionals – om naar eigen inzichten en behoeftes een selectie aan te maken met indicatoren waar hij echt iets mee kan. En veel goedkoper.

Tijdens onze kennisbijeenkomst over Data-Analyse en BI namen sprekers Ronald Kiebert en Pieter van der Tol (Tolerando) één van deze tools onder de loep: Microsoft Power BI.

Het ontstaan van Power BI

Power BI is ontstaan uit het samenbrengen van Power Pivot (voor het aan elkaar knopen van meerdere gegevensbestanden en het leggen van relaties hiertussen), Power Query (self service BI), Power View (voor het drag & drop samenstellen van dashboards) en Power Map (geografische visualisaties). Power BI is evenwel geen Excel invoegtoepassing, maar een zelfstandige applicatie die door Microsoft in zijn eenvoudigste vorm kosteloos wordt aangeboden.

Wel moet je zelf zorgen voor het datamodel achter de rapportages die je met Power BI maakt. Je moet goed weten waar je de data vandaan haalt. Hierbij heb je een grote vrijheid om allerlei datasets uit verschillende bronnen in combinatie met elkaar te gebruiken: uit database (Access, Oracle, SQL server), uit gegevensfeeds (bijv. Azure), van Salesforce, maar ook uit Excel, Power Pivot of gewoon tekst files.

Microsoft Power BI vs. Excel

Vergeleken met Excel biedt Power BI, naast de bijna onbegrensde hoeveelheid rijen informatie die hierbij te gebruiken zijn, diverse mogelijkheden zoals: de mogelijkheid om relevante indicatoren om te zetten in grafieken (een nieuwe formule engine); meer snelheid en meer (realtime) interactiviteit.

Daarnaast kun je jouw dashboards en rapporten ook in de Power BI app op je telefoon en/of tablet raadplegen, naast uiteraard in je webbrowser. Zodra er nieuwe informatie beschikbaar is, wordt deze direct getoond.

Randvoorwaarden voor het gebruik van Microsoft Power BI

Om de mogelijkheden van Power BI in je organisatie ten volle te benutten, moet er wel voldaan zijn aan een aantal randvoorwaarden:

  • je moet je bedrijfsprocessen goed kennen;
  • er moet steun zijn vanuit de organisatie om alle data te kunnen en willen ontsluiten.
  • Er moet een drive om te verbeteren zijn: de processen beter willen beheersen en in staat zijn om met behulp van de ontsloten informatie nieuwe mogelijkheden te ontwikkelen.
  • Structuur is noodzakelijk: in de organisatie, in processen, in hoe en waar je de data opslaat. Ook waar het gaat om de frequentie, tijdstip en wijze van rapporteren.
  • Kennis is belangrijk: zo kan een relationele database complex in elkaar zitten en moet je goed weten op welke velden je wilt selecteren.

Aan de slag met Power BI? 3 praktijkadviezen van de sprekers.

Alvorens je aan de slag gaat een paar welgemeende praktijkadviezen van de sprekers:

  1. Stel eerst de doelgroepen (jouw klanten) en hun behoeftes vast, stem daar het dashboard of de rapportage op af.
  2. Houd het aantal databronnen beperkt en zorg dat deze betrouwbaar zijn.
  3. Zorg voor een bewaakt referentiekader als het om de speelruimte van de gebruiker gaat.

Ook een kennissessie bijwonen?

Wil jij ook een kennissessie van Grip bijwonen? Neem dan contact op met .

Samen sparren over BI en Data Analyse

Wil je meer weten over de mogelijkheden van Business Intelligence en Data Analyse in Finance? Neem dan contact op met: .