Kennissessie IBCS, 12 februari 2020

Op 12 februari was het weer zover, de eerst kennissessie van het nieuwe jaar. Ditmaal werd de avond gefaciliteerd door Erik Beekhuis. Erik is gecertificeerd IBCS consultant en RC en bovendien al 15 jaar actief als professional in Finance & Control en BI / Analytics.

Wat is IBCS?

IBCS staat voor ‘International Business Communication Standards’, wat het agendapunt was van deze kennissessie. In twee uur tijd hebben we kennis opgedaan over de manier waarop IBCS toegepast kan worden in het bedrijfsleven.

In vele branches wordt er gebruikt gemaakt standaardisatie; de muziekbranche heeft muzieknoten, ingenieurs en architecten gebruiken dezelfde standaarden voor hun tekening, cartografen werken met dezelfde legenda en schalen. Een ander voorbeeld wat we allemaal kennen zijn de verkeersboorden welke er in elk land zo goed als hetzelfde uitzien en betekenen.
Echter binnen management rapportages en dashboards is geen sprake van standaardisatie, er is geen uniformiteit. Elke organisatie, en vaak zelfs elke afdeling, maakt zijn eigen (creatieve) designs.
Door ons te laten leiden door technologie en de geboden functionaliteiten van rapportage software voert design de boventoon bij het maken van dashboards en rapportages en niet meer de inhoud. IBCS speelt hierop in.

International Business Communication Standards is een datavisualisatie concept dat gebruik
maakt van bewezen visualisatie ideeën én – hierbij is het concept uniek – semantiek toevoegt. Deze
standaardisatie in visualisatie zorgt ervoor dat de interpretatie van management rapportages en
dashboards effectiever en efficiënter wordt. IBCS wordt al bij veel grote organisaties (nu nog vooral veel in Duitstalige landen) toegepast en het gebruik ervan gaat volgens Erik binnenkort een grote vlucht nemen.

Een voorbeeld

In de afbeelding zijn de standaard IBCS regels toegepast.
Zo is kleur onttrokken, worden de cijfers duidelijk weergeven en is tijd op de horizontale as en de gegevens op de verticale as weergegeven.
De grafiek is nu in 1 opslag duidelijk, de totalen zijn weergeven en er hoeft geen legenda gelezen te worden om te zien hoeveel de blokjes nou in verhouding van elkaar zijn.

Een tweede voorbeeld is het gebruik maken van solid, outlined, hatched regels. Waarbij er voor verschillende scenario’s dezelfde identificatie voor plaats kan vinden. En waarbij er voor het verleden een iets lichtere kleur grijs wordt gebruikt. Door deze regels consistent toe te passen is het in een grafiek in 1 oogopslag duidelijk waar de staaf/balk over gaat.

SUCCESS-formule

De vraag is vervolgens hoe we dit zelf kunnen gaan toepassen in het bedrijfsleven. Volgens het IBCS raamwerk is het essentieel om informatie volgens de SUCCESS-formule te presenteren:
S ay
Reik een boodschap aan Bedenk voorafgaand aan het overbrengen van informatie, welke boodschap belangrijk is om mee te geven.

U nify
Gebruik een betekenisvolle notatie Gebruik een bepaalde notatie consequent over het hele stuk, bijvoorbeeld door de kleur rood te gebruiken voor alle negatieve effecten en de kleur groen voor alle positieve effecten.

C ondense
Verhoog de dichtheid van informatie Verwijder alle niet-essentiële informatie en zorg ervoor dat alle essentiële informatie zo beknopt mogelijk wordt genoteerd.

C heck
Verzeker visuele integriteit Zorg ervoor dat informatie niet misleidend is; gebruik bij een grafiek bijvoorbeeld liever een standaard dan een aangepaste as.

E xpress
Gebruik adequate visualisatie Gebruik een passende tabel of grafiek, gebaseerd op de informatie die je wilt overbrengen.

S implify
Vermijd opeenhoping Onnodige en decoratieve toevoegingen leiden af van de boodschap.

S tructure
Organiseer de inhoud Volg een logische tijd- of verhaallijn, gebruik consistente bewoordingen en visualisaties en voorkom overlapping van informatie.

Het IBCS raamwerk is volgens Erik een geschikt hulpmiddel om bedrijfsinformatie zowel intern als richting externe bedrijven op een duidelijke en efficiënte manier te presenteren, zodat de boodschap direct overkomt.

Erik heeft ons deze boodschap op een zeer bevlogen en amusante manier duidelijk gemaakt met talloze voorbeelden en cases. Ik vond het weer een leuke en informatieve avond.