Net nieuw bij Grip nam ik deel aan de kennisbijeenkomst ‘de kracht van de Waardestroomanalyse (WSA)’. Waardestroomanalyse of Value Stream Mapping is een belangrijk hulpmiddel om processen te verbeteren. Het is een LEAN techniek die gebruikt wordt om in processen verspilling en niet-waarde-toevoegende activiteiten te visualiseren en te kwantificeren.
Robin, partner van Grip, trapte de sessie af met een korte inleiding en introductie om ons klaar te stomen zodat we zelf konden oefenen in de praktijk. In 3 verbeterteams zijn we aan de slag gegaan om de huidige situatie van een fictief proces in kaart te brengen, waarbij er gelijk geoefend kon worden met het faciliteren van een dergelijk proces. En dat blijkt in de praktijk toch niet heel makkelijk te zijn!
We eindigden de avond met een klantcase van Grip zelf waarbij de benefits besproken werden, de do’s en don’ts aan bod kwamen en de leereffecten voor de consultants van Grip.
Mijn ‘takeaways’ van de avond?
De WSA methode draagt bij aan:
-
Het zichtbaar krijgen van verbeterpotentieel “tussen” afdelingen
Overdracht tussen afdelingen leidt vaak tot verspilling. Tijdens deze overdrachtsmomenten kan informatie verkeerd worden geïnterpreteerd. Of nog erger verkeerd worden aangeleverd omdat men niet weet wat de gewenste klantwaarde van het proces is. De afdelingen doen hun best, maar ze zijn in de keten niet op elkaar afgestemd. Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat de foutkans bij ieder overdrachtsmoment rond de 5% ligt.
Door vanuit verschillende disciplines met behulp van een waardestroomanalyse naar een proces te kijken, zie je vaak een feedbackloop ontstaan over afdelingen heen. Daardoor wordt het proces iedere keer een stapje beter. -
Het creëren van een gezamenlijke focus op het verbeteren van waarde voor de klant
Doordat je met verschillende afdelingen de WSA doorloopt, ontstaat er een gezamenlijk beeld van de keten en de gewenste klantwaarde. Je kan dan samen doelen stellen over de hele waardestroom. Zoals het verhogen van de Process Cycle Efficiency (doorlooptijd), verhogen van het First Time Right Percentage (kwaliteit) of het verlagen van de Cost to Serve (kosten). Deze doelen vergroten uiteindelijk de waarde voor de klant.
-
Het fact based achterhalen van de kernoorzaak
In de praktijk vragen de consultants van Grip vooraf aan de processpecialisten bij de klant of ze een beeld hebben van de kernoorzaken van de problemen in hun proces. Zo ook in de besproken klantcase. Het betrof een P2P proces bij een grote onderneming in de Randstad. Uit de inventarisatie vooraf kwam het beeld dat het probleem lag bij o.a. de kwaliteit van de tooling en de snelheid waarmee de interne klanten de facturen goedkeurden. Een gedegen analyse vond plaats van zowel de doorlooptijd als de kwaliteit (gemeten in eerste keer goed percentages van de verschillende processtappen in het P2P proces). Het was niet eenvoudig de juiste data boven water te krijgen, maar het resultaat mocht er zijn. De nulmeting gaf aan dat de betreffende onderneming gemiddeld meer dan 50 dagen nodig had voor het betalen van facturen. De kernoorzaken waren eenvoudig te achterhalen nu de feiten op tafel lagen. En wat bleek? Het lag niet aan de tooling en de interne klanten. Aan het begin van het proces ging er dermate veel fout wat het proces stroperig en foutgevoelig maakte. Deze aanpak maakt gericht verbeteren wel zo efficiënt en dat bleek ook aan de gemiddelde betaaltermijn na 3 maanden. Deze was netjes rond de 30 dagen.
-
Het efficiënt faciliteren
De WSA methode geeft veel structuur voor de facilitator om snel processen inzichtelijk te krijgen. Zorg als facilitator dat je naast kennis van de methode ook voor:
- aanwezigheid van alle belangrijke stakeholders bij de sessies (!)
- een goede locatie met voldoende daglicht en klimaatregeling etc. waar je niet kan worden afgeleid door de dagelijkse werkzaamheden.
- een goed beeld van het proces door als facilitator van het verbeterteam de waardestroom vooraf helemaal te doorlopen als ware je zelf het product was.
Overall was het een zeer interessante kennissessie! Theorie, oefenen met een praktijkcase en een samen een klantcase doornemen. Afsluitend was er natuurlijk ook nog een gezellige borrel!
Wil je meer informatie over een waardestroomanalyse of kun je hulp gebruiken bij het opstellen van een waardestroomanalyse? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
