Heeft u het gevoel geen grip te hebben op een proces? Uw medewerkers voeren hun werkzaamheden uit, maar lijken geen goed beeld te hebben van het geheel. De samenwerking tussen de medewerkers is niet optimaal en er worden fouten gemaakt. Het kost tijd om dit te corrigeren. Wilt u dit proces graag optimaliseren, maar weet u niet precies waar u moet beginnen? Het maken van een SIPOC als eerste stap, kan helpen in het traject naar een optimaal proces.

Wat is een SIPOC?

SIPOC is een methode vanuit Lean Management die wordt gebruikt om in korte tijd, op hoog niveau, inzicht te krijgen in een proces. Een SIPOC brengt per processtap in kaart wie wat levert aan de betreffende stap, wat geleverd wordt, wat de processtap oplevert en aan wie. De letters van SIPOC staan voor:

  • Supplier: Wie levert aan de processtap?
  • Input: Wat wordt er aangeleverd?
  • Process: De globale processtappen van begin tot eind
  • Output: Wat komt er uit de processtap?
  • Customer: Aan wie wordt geleverd?
Afbeelding1-Snel-inzicht-in-processen-met-behulp-van-een-SIPOC

Afbeelding 1: SIPOC

De uitkomst van een SIPOC is een high-level overzicht van het proces, dat inzicht geeft in de stakeholders en input levert voor Voice of the Customer gesprekken (dit zijn gesprekken waarin geïdentificeerd wordt waar de stakeholders van een proces écht behoefte aan hebben). Daarnaast geeft het inzicht in de inputs en outputs van het proces. U stelt de SIPOC op (bijvoorbeeld op een brown paper), met de medewerkers die het beste inzicht hebben in het totale proces. De globale processtappen worden in het midden van boven naar beneden opgeschreven, waarna per regel de processtap wordt uitgewerkt volgens afbeelding 1.

Grip voegt Performance nog extra aan de SIPOC toe; SIPO(P)C. In deze kolom wordt vastgelegd hoe de performance van de processtap gemeten kan worden. De belangrijkste vraag om hier te stellen is: Wat is de kwaliteit van de output en wat is de doorlooptijd van deze processtap? We leggen de SIPOC (en Performance) verder uit aan de hand van een voorbeeld.

Voorbeeld

Dit voorbeeld gaat over het intakeproces bij Grip. In dit proces worden nieuwe kandidaten (ZZP’ers) actief benaderd. Als een kandidaat positief reageert op de LinkedIn uitnodiging, wordt hij/zij uitgenodigd bij Grip op kantoor voor een kennismakingsgesprek. Standaard wordt bij het intakegesprek een inhoudelijke test afgenomen om de kennis en het inzicht van de kandidaat te toetsen. Als er sprake is van een “klik” en de kandidaat de test goed gemaakt heeft, worden er een aantal referenties ingewonnen. Als ook hiervan het resultaat positief is, krijgt de kandidaat in het CRM systeem de status “Beschikbaar voor opdrachten”.

Afbeelding2-Snel-inzicht-in-processen-met-behulp-van-een-SIPOC

Afbeelding 2: Uitwerking SIPOC voor intakeproces voor nieuwe kandidaten op brown paper

Stappenplan opstellen SIPOC

  • Stap 1: Start met het definiëren van het begin- en eindpunt van het proces (scope).
  • Stap 2: Bepaal de tussengelegen (circa 5 tot 9) processtappen. Voeg eventueel voor de duidelijkheid de functie toe van degene die de processtap uitvoert. Schrijf de processtappen van boven naar beneden uit.
  • Stap 3: Definieer per processtap outputs en customers. Een output is een (update van) (elektronisch) document/record of fysiek event. Een output kan meerdere customers hebben.
  • Stap 4: Definieer per processtap de inputs en suppliers. Inputs kunnen outputs zijn van de vorige stap. Inputs kunnen ook een werkinstructie/richtlijn zijn. Regelmatig is een klant van een vorige processtap een leverancier van de volgende, maar dit is geen regel. Een leverancier van een processtap kan ook klant zijn van diezelfde stap.
  • Stap 5: Definieer, ter voorbereiding op een waardestroomanalyse, de kolom performance. Bedenk bij deze stap wat de kritische requirements zijn voor de eindklant van dit proces en hoe dit gemeten kan worden.

Het voorbeeld bespreekt een eenvoudig proces, waarbij stapsgewijs inzichtelijk is gemaakt welke input door welke partij aangeleverd moet worden, welke output op welk moment wordt gegenereerd, wie de stakeholders zijn en op welke momenten output wordt gegenereerd die geschikt is voor prestatiemeting.

Een SIPOC is tevens bij uitstek geschikt om complexere processen globaal in kaart te brengen; het dwingt tot het identificeren van de globale processtappen en het inventariseren van alle stakeholders, waarbij knelpunten en onvolkomenheden structureel in kaart worden gebracht. U zal zien dat u binnen afzienbare tijd in staat bent de controle op uw processen terug te winnen!

Meer informatie

Wilt u meer informatie over SIPOC of kunt u hulp gebruiken bij het opstellen van een SIPOC of waardestroomanalyse? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.