Het was deze maand niet tijd voor één, maar twee kennissessies met het onderwerp Robotics. Het eerste deel bestond uit een introductie van RPA en het tweede deel uit een verdieping van RPA, waarbij ook een combinatie werd gemaakt met artificial intelligence (AI). De host van beide avonden was Wilbert van Leeuwen, eigenaar van Peacock Intelligence Automation. Tijdens de eerste sessie werd Wilbert ook nog bijgestaan door Ivo Goedman, general manager bij Nikon.

Wat is RPA?

De presentatie begon met de vraag wat RPA nu daadwerkelijk inhoudt. De afkorting RPA staat voor Robotic Process Automation en is als het ware software die menselijk handelen imiteert. Deze software-robots nemen de werkzaamheden over die vaak saai en eentonig zijn, maar ook processen die gevoelig zijn voor fouten door menselijk handelen. Op basis van regels die de robot wordt aangeleerd, weet de robot wanneer een bepaalde handeling in het proces uitgevoerd moet worden. Zo kan de robot bijvoorbeeld zelf in systemen inloggen, gegevens kopiëren en bestanden opslaan. Dit betekent overigens niet dat er geen mens meer aan te pas komt in het proces. Het kan voorkomen dat de robot bepaalde gegevens niet kan verwerken, omdat deze bijvoorbeeld ontbreken. De robot geeft de medewerker een seintje dat een bepaalde order niet verwerkt kan worden. De medewerker zorgt er dan voor dat de gegevens compleet worden gemaakt. Er vindt hier dus een samenwerking plaats tussen de medewerker en de robot, waarbij de robot dus het eenvoudige ‘klop’-werk doet en de medewerker de wat meer uitdagende werkzaamheden.

 

Voordelen RPA

Hieronder wordt belicht welke voordelen RPA kan hebben voor een organisatie:

  • Werkvreugde: De robot neemt werkzaamheden over die medewerkers saai vinden. Hierdoor kunnen de medewerkers zich concentreren op werkzaamheden die ze leuker of uitdagender vinden.
  • Snelle implementatie: Binnen vier weken kan RPA al toegepast zijn binnen een organisatie, maar dit is ook afhankelijk van de complexiteit van de processen die de robot gaat overnemen. Daarnaast zijn voor RPA geen ingrijpende veranderingen nodig in het IT-landschap. Ook dit zorgt ervoor dat RPA snel geïmplementeerd kan worden.
  • Hogere tevredenheid: De communicatie vanuit de robot naar klanten, leveranciers of medewerkers is heel consistent, juist en tijdig. Dit zorgt voor een prettige samenwerking met de robot en dus een hogere tevredenheid.
  • Snelle terugverdienperiode: De terugverdienperiode zit vaak tussen de 6 en 12 maanden.
  • Kwaliteitsimpuls: Mensen zijn vaak niet goed in het continue hetzelfde doen van werkzaamheden. De vermoeidheid van een mens neemt toe of zijn concentratieboog daalt en daar heeft een robot geen last van. Op deze manier stijgt de kwaliteit.
  • Efficiëntie: Efficiëntie gaat bij RPA niet alleen om het terugverdienen van geld, maar ook doorlooptijden van processen zullen significant afnemen. Als een proces over meerdere afdelingen loopt en je bent afhankelijk van iemand anders zijn output, dan zul je vaak moeten wachten. Met RPA kan de robot al deze processen overnemen, zodat er geen vertraging optreedt in het proces.

 

Is RPA geschikt voor alle processen?

Binnen een organisatie is RPA niet geschikt voor alle processen. Ten eerste moet vastgesteld worden welke processen binnen een organisatie handmatig worden verricht. Daarbij let je vooral op werkzaamheden die in verschillende systemen plaatsvinden, zoals het verplaatsen van data tussen systemen of het uitvoeren van controles tussen systemen. Vervolgens moet beoordeeld worden of die processen geautomatiseerd kunnen worden. Een gestandaardiseerd proces is eenvoudiger te automatiseren dan een niet-gestandaardiseerd proces. Het is namelijk voor een robot beter om op basis van regels te werken dan op zijn oordeel. Om de meeste efficiëntie te behalen, is het verstandig om processen te robotiseren die vaak voorkomen en die voor mensen veel tijd en energie kosten.

 

Welke acties kan RPA uitvoeren?

Hieronder worden een aantal belangrijke functies van RPA beschreven die in de sessie besproken zijn:

  • Applicaties starten en afsluiten: Een robot is in staat om systemen op te starten en af te sluiten. Enkele voorbeelden zijn het boekhoudsysteem, Excel en Word.
  • UI (User Interface) elementen: Dit zijn technische objecten die applicatiebouwers in hun applicaties verwerken, zoals knoppen of invoervelden. De robot maakt onderscheid tussen deze functionaliteiten en is in staat deze opties te gebruiken.
  • Wachten: Het is mogelijk om de robot in het proces te laten wachten. Als bijvoorbeeld Excel wordt opgestart, kan het handig zijn om te wachten met invullen, omdat het systeem tijd nodig heeft om alle functionaliteiten op te starten. Als een robot direct begint met invullen, kunnen er dingen misgaan. Vaak hoeft dit maar een halve of hele seconde te zijn, maar het is wel belangrijk om hiermee rekening te houden.
  • If-else conditie: Deze functie is gelijk aan de ‘als’-functie in Excel. Als aan een bepaalde voorwaarde wordt voldaan, dan moet de robot een bepaalde actie uitvoeren. Zo kan er bijvoorbeeld worden ingesteld dat alle orders van boven de €5000,- nagekeken moeten worden door een persoon.
  • Muis en toetsenbord: Ook kan de robot gebruik maken van de muis en een (virtuele) toetsenbord. Deze apparaten hoeven niet fysiek aanwezig te zijn. Je kunt de robot bijvoorbeeld hot-keys aanleren die gebruikt kunnen worden tijdens het verwerken van gegevens.

Aansturing en monitoring

Er zijn verschillende manieren om robots zo in te stellen zodat het werk wordt verricht. Zo is het belangrijk om te weten wanneer of waarom een robot met een proces moet starten (proces triggers). Een medewerker kan op een knop duwen om de robot te starten, maar het is ook mogelijk om de robot zichzelf op een bepaald tijdstip aan te zetten. Daarnaast moeten robots ook bijvoorbeeld wachtwoorden krijgen, zodat ze kunnen inloggen in bepaalde systemen. Een wachtwoord moet echter één keer in de zoveel tijd veranderd worden en deze actie wordt door de medewerker aangestuurd. Een andere vorm van aansturing is dat er een prioriteit gegeven kan worden aan het proces. Als het namelijk druk wordt, kan het verwerken van de mail een lagere prioriteit hebben dan het verwerken van een order, maar die prioriteit moet door de medewerker worden aangeleverd.

Aan de hand van dashboard en logs kan er achterhaald worden of de processen goed lopen. Daarop kun je bijvoorbeeld zien hoe lang processen duren en of er dingen anders lopen dan gepland. Dashboards zijn vooral handig als er meerdere robots bezig zijn.

 

RPA en AI (Artificial Intelligence)

Het is mogelijk om RPA te combineren met andere technologieën, zoals AI (Artificial Intelligence). Op die manier wordt er onder andere nog efficiënter en sneller gewerkt dan wanneer deze technologieën los van elkaar worden gebruikt. Kort gezegd kan de robot, aan de hand van RPA, data verzamelen en kan de AI deze data interpreteren. Dit is vooral efficiënt als er sprake is van een grote hoeveelheid variabelen. Als er veel variabelen meespelen, zijn er veel onderlinge verbanden die een vraagstuk complex kunnen maken. De weersverwachting, de historie en de drukte op de weg zijn voorbeelden van variabelen die een robot relatief snel kan opzoeken, die de AI relatief snel kan interpreteren en die samen tot een passende en optimale inzet van bedrijfsmiddelen kunnen leiden.

Ben jij nou benieuwd naar het webinar of wil je bij de volgende sessie zijn? Kijk dan hier