Op woensdag 7 juli was er voor het eerst in bijna 1,5 jaar weer een Grip kennisbijeenkomst bij ons op kantoor! Een ouderwetse, 2 uur durende sessie, onder leiding van Rick Koster. Het onderwerp? Deep democracy, en de rol die wij als interim professionals kunnen nemen om de groepsdynamiek te verbeteren.

En waarom? Wij als finance interim professionals krijgen vaak te maken met situaties waarin veranderingen worden doorgevoerd binnen teams. De principes van Deep Democracy zijn cruciaal voor het verbinden van teams. Of zoals Rick de sessie aftrapte: “Deep democracy heeft aandacht voor de systemische dynamiek binnen groepen en helpt om deze te verbeteren en bestaande patronen (die verandering tegenhouden) te doorbreken”.

 

Check-in

Voor we het wisten waren we al midden in de eerste techniek van Deep Democracy; de check-in. Aan de hand van de volgende drie vragen kreeg iedereen in de groep de ruimte en tijd om zich ‘in te checken’:

  1. Hoe zit je hier nu?
  2. Wat speelt er momenteel bij op je opdracht?
  3. Wat zou je vandaag willen leren of inbrengen?

En dit is waarom deze techniek zo goed werkt:

  • Het betrekt alle leden in de groep, ook degenen die vaak niet iets durven of willen delen
  • Het helpt om te verbinden met het onderwerp, door aandacht voor het gevoel kom je los van andere onderwerpen en kan je echt ‘landen’
  • Het geeft inzicht in wat er allemaal speelt bij de leden van de groep
  • Het geeft ‘psychologische veiligheid’; vrijheid voelen om alles te zeggen
  • Het normaliseert om persoonlijke dingen te delen

Daarnaast kan het ook een speelse manier zijn om de agenda van een vergadering mee te bepalen.

 

De ijsberg en de moed van de dwarsdenkers

In Nederland zijn we gewend dat de meerderheid van de groep bepaalt. Ten opzichte van autocratisch gestuurde groepen duurt het langer om besluiten te maken, maar een belangrijk voordeel van een democratisch besluit is dat ze doorgaans meer steun hebben en zorgen voor betere samenwerking in een groep.

Deze vorm van besluitvorming heeft alleen aandacht voor de mening van de meerderheid van de groep. De minderheid heeft pech. In meeste groepen beperken de leden van de groep zich daarom tot ‘veilige’ onderwerpen en begeven zich in het ‘groepsbewuste’ boven water, zoals je ziet in de afbeelding van de ijsberg. Ze zingen het algemeen geaccepteerde liedje, de populaire klank, oftewel het ‘lalalala’. En hoe zit het met die afwijkende mening of gedachte, de zogenaamde ‘li’ klank? Die negeren we graag, want die zijn trekken ons in de onderstroom en dat kan onveilig of ongemakkelijk zijn. Kijk maar naar de Omtzigt affaire.

Echter, hoe langer deze onderstroom wordt genegeerd, hoe groter de weerstand in de groep zal zijn. Deze weerstand uit zich op de sabotagelijn. Het start met onschuldige grapjes, daarna worden die sarcastisch en gaat het over in roddels en het eindigt met het weigeren van werk. Oftewel, er bevinden zich haaien onder het water.

Deep democracy gaat een stapje verder dan democratie. Het creëert veiligheid voor de nee, de ‘li’, en daarmee geeft het ruimte voor de wijsheid die schuilt in het ‘groepsonbewuste’ die normaal onder water blijft. En dat vergt moed, om de dwarsdenker te zijn, om het tegengeluid te laten horen. En om dat proces te begeleiden.

 

De vijf stappen van inclusieve besluitvorming

Hoe krijgen we nou alle mensen in een groep ‘aan boord’ met een besluit? Hoe zorgen we ervoor dat alle wijsheid, ook die in de onderstroom, in het proces wordt meegenomen? Daarvoor zijn deze vijf stappen:

  1. Verzamel alle invalshoeken; de ‘lalala’
  2. Zoek naar het ‘Alternatief’; de ‘li’
  3. Verspreid het ‘alternatief
  4. Stemmen
  5. Voeg minderheidswijsheid toe aan het besluit

Het klinkt heel simpel, maar de realiteit kan wat weerbarstiger zijn zoals ook in onze oefening bleek. De kern van de techniek is volgens Rick terug te brengen naar 2 essentiële vragen die horen bij stappen 2 en 3: “Wie heeft er een ander idee / wie denkt er anders over?” en “Wie herkent dit / wie deelt deze mening?”. Hierbij is het als facilitator belangrijk dat om ervoor te zorgen dat iemand die de afwijkende gedachte of mening heeft, niet alleen komt te staan.

Als die veiligheid wordt ervaren, durven de mensen die tegen stemden bij stap 4 meestal ook beter hun bedenkingen te noemen en kan dit wellicht aan de oplossing worden toegevoegd. Hierdoor maakt de groep betere besluiten, en verdwijnt de weerstand.

 

Check-out

Na de oefening met de 5 stappen was het alweer tijd voor de laatste deep democratische techniek van de avond, de ‘check- out’. Iedereen kwam weer kort aan het woord over wat we hebben geleerd en hoe we zo weg gaan. Ikzelf ging goed weg, na een leuke praktische sessie waarin ik ook de persoonlijke verbinding met de andere deelnemers heb gevoeld.

Ben jij nou benieuwd naar het webinar of wil je bij de volgende sessie zijn? Kijk dan hier