Woensdag 21 maart volgden we ‘s avonds met collega’s en andere geïnteresseerden een kennissessie Persoonlijke productiviteit geleid door Frank Bijl. In de aankondiging van deze sessie werd beloofd dat je naderhand je werk beter zal kunnen afronden en tegelijkertijd ’s avonds genoeg energie over zal hebben voor je privéleven. Wat zijn Frank’s magische tips?

De sessie begon met beangstigende statistieken: 5% van je tijd besteed je aan bewust, gecontroleerd gedrag en 95% besteed je aan onbewust, automatisch gedrag. De laatste vorm noemt Frank ‘checked-out’ en als je gefocust bent, is je bewustzijn ‘checked-in’. ‘Mentaal verzuim’ is blijkbaar een wijdverspreid probleem en schijnt ook nog drie keer zo duur te zijn als ziekteverzuim. Dit schudde de Finance professionals in ons publiek wel even wakker!

1. Werk volgens jouw eigen planning

Natuurlijk zijn we vooral geïnteresseerd in wat we hier zelf aan kunnen doen. Een handige metafoor die Frank gebruikt is: ben je vandaag een Speler of een Speelbal? Ben jij degene die ervoor zorgt dat dingen gebeuren, of gebeuren de dingen met jou? We kunnen ’s ochtends ons brein afstellen en het heft in eigen handen nemen. Een tip is om het eerste uur van de dag niet meteen je email te openen, maar om eerst wat tijd voor jezelf te nemen. Wat wil je vandaag doen? Kijk naar je agenda en bedenk jouw eigen planning voor de dag. Als je dit niet doet en je inbox volgt, kom je in een reactieve modus (Speelbal) en dan volg je dus de agenda’s van andere mensen in plaats van je eigen visie.

2. Ga slim om met ‘High Time’

Een tweede tip betreft het Lummelen. Onderzoek toont aan dat je brein een gelimiteerde hoeveelheid cognitieve energie heeft en dat je meest productieve moment van de dag rond 10 uur ’s ochtends is. Het is dus van belang om slim met je ‘high time’ om te gaan.
Frank geeft ons de tip: Eat that frog! Gebruik de productieve tijd ’s ochtends om de meest belangrijke taak van de dag af te ronden. Ook heeft je brein elk uur een korte pauze nodig om zich op te laden. Een handige tip is om tijdens deze break een Start/Onderweg/Stop (SOS) check te doen: heb je dit uur nuttig besteed, waar ga je mee door en wat ga je stoppen?

3. Afhandelen en doorgaan

Als je de kikker ’s ochtends hebt opgegeten heb je de rest van de dag minder stress. We kregen tevens te horen dat je elke niet-afgehandelde taak kan zien als een tabblad dat blijft openstaan in een computer. Als je 10 tabs open hebt staan werkt de pc trager en duurt het dus langer om een taak af te ronden. Alle open taken/tabs geven een beetje stress en dit gaat pas weg als de taak is afgerond. Uit onderzoek blijkt dat stresshormonen ook nog eens 4-6 uur in je lichaam blijven. Deze tasten je weerstand en je cognitieve vermogen aan. Krijg je al zin in die kikker?

4. Beïnvloed jouw eigen energieniveau

Maar wat kunnen we doen als er veel zaken tegelijk op ons afkomen, en het stressniveau de pan uit rijst? Typische reacties zijn vechten, vluchten en verstijven. Dit werkt echter niet op de lange termijn, want stress stapelt zich op. Het is beter om aandacht te hebben voor de oorzaak van de stress en om rustig te blijven of een break te nemen. Frank legde ons het energielandschap uit: negatieve emoties zoals stress putten ons uit. Positieve emoties zoals waardering geven ons rust. Om vitaal te blijven moeten positief en negatief in een ratio van 3:1 staan. Vitaliserende emoties zijn liefde, blijdschap en vrolijkheid. Rustgevende emoties zijn voldoening, tevredenheid en waardering. Je kunt je energieniveau dus zelf beïnvloeden.

In deze sessie kwam veel informatie op ons af. Het verschilt natuurlijk per persoon welke aanpak effectief is. We vonden deze tips van Frank praktisch en hoorden achteraf van meerdere mensen dat ze het gaan toepassen. Op naar een maximale persoonlijke productiviteit! En die avonden vrij…

Wilt u graag meer weten over dit onderwerp? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.